Simplification et transparence des procédures RH

Depuis 2020, l’établissement s’est fortement engagé dans la consolidation et la sécurisation des procédures RH, en particulier par le travail mené en conseils de CSPM et conseils centraux :

• Insistance sur les déclarations des liens d’intérêt et l’application des règles de déport ;
• Sensibilisation des membres des comités de sélection (COS) aux biais de genre et nomination d’un référent ou d’une référente égalité femmes-hommes (voir fiche égal) ;
• Prise en compte systématique des questions relatives à l’égalité femmes – hommes et aux discriminations pour l’évaluation des candidatures lors des campagnes RH (avancements, mobilités, recrutements, RIPEC) ;
• Meilleure diffusion des informations relatives aux différentes campagnes avec des messages individualisés et des webinaires à destination des candidates et candidats ;
• Audition des présidents de COS par les conseils de CSPM ;
• Audition des directions de CSPM en CAc pour les différentes procédures RH (avancement, constitution des COS et  résultats, mobilités) avec insistance sur les questions de méthode ;
• Travail renforcé entre CSPM et services RH ;
• Lancement en 2023 du premier projet de dématérialisation pour la procédure avancement, actuellement en cours de réalisation.

Aujourd’hui, notre établissement doit être en capacité de répondre efficacement et rapidement à la question de la soutenabilité du traitement des procédures RH pour les enseignants, enseignants-chercheurs et BIATSS, face à la montée en charge des campagnes, notamment pour les avancements, mobilités, recrutements et primes, qui se caractérisent par des volumes de demandes en augmentation, des calendriers souvent resserrés et des procédures plus nombreuses et plus exigeantes.

D’autre part, en s’inscrivant dans les réflexions déjà menées, notamment par les conseillers, il s’agit désormais de travailler plus intensément, et avec de nouveaux outils, à la transparence et à l’explication des processus, afin de mieux accompagner les candidats dans la phase de préparation et de dépôt des dossiers et de soutenir les conseillers, de plus en plus sollicités par des travaux d’expertise, dans l’exercice de leur mandat.

Les attentes fortes des personnels sur ces questions ont abouti à la création d’une vice-présidence dédiée.

Dématérialisation et simplification

La dématérialisation, pensée comme outil, implique une description des processus permettant de faire émerger les espaces et solutions de simplification. Les prochaines années doivent porter à :

• Dématérialiser progressivement les différents processus RH en passant par la création d’outils spécifiques pensés avec les différents acteurs ;
• simplifier et accompagner le travail des différents acteurs intervenant dans les processus, afin de dégager du temps pour les tâches à plus haute valeur ajoutée (accès aux documents et dépôt des rapports pour les conseillers ; accès aux documents et statistiques pour la préparation des conseils, pour les directeurs de CSPM et services RH) ;
• fiabiliser la circulation des documents, et notamment de ceux contenant des données personnelles, en facilitant l’accès à ceux-ci et en sécurisant leur diffusion et leur archivage ;
• se doter d’outils de contrôle du suivi des procédures (ex vérification simplifiée du dépôt de l’ensemble des pièces nécessaires pour les discussions en conseil etc) ;
• aboutir à un plus grand confort dans la gestion des calendriers ;
• anticiper efficacement l’augmentation envisageable du nombre de candidatures aux différentes campagnes, en particulier d’avancement, mobilités ou primes ;
• pour les candidats : simplifier – sur le périmètre établissement – les phases de dépôt des dossiers ;
• contribuer à un allègement de l’impact environnemental en limitant le nombre des documents lourds en circulation.

Transparence

• Pour les candidats :
  • Créer des documents permettant de mieux comprendre les processus RH des différents corps pour s’emparer pleinement des opportunités de carrière ;
  • Donner l’assurance d’un traitement homogène et équitable des candidatures ;Mettre à disposition des éléments de compréhension des évaluations ;
  • Avoir des données de retour sur les campagnes pour faciliter l’accompagnement des carrières.

• Pour les experts et conseillers :
  • Faciliter le travail des rapporteurs et des conseillers en séance par une mise à disposition plus simple des documents ;
  • Contribuer à l’application des lignes directrices (critères) d’évaluation que les conseils se donneront ;
  • Consolider l’application des règles régissant les liens d’intérêt.